Information nach Artikel 13 DSGVO

Diese Seite beschreibt, was im Mitgliedsportal mit Ihren Daten geschieht. Für die übrige Vereinsarbeit gilt die Datenschutzerklärung des Vereins.

Wer verantwortlich ist

1. SC 1911 Heiligenstadt e.V.
Leineberg 2, 37308 Heilbad Heiligenstadt
Telefon 03606 612206 · [email protected]

Welche Daten verarbeitet werden und wofür

Anmeldung: Ihre E-Mail-Adresse, ein einmaliger Zahlencode und ein Sitzungsausweis. Beim Anfordern des Codes speichern wir außerdem Zeitpunkt und IP-Adresse, beim Anmelden Zeitpunkt, IP-Adresse und Browserkennung (die Angabe Ihres Browsers über sich selbst, etwa Name und Version) sowie den Zeitpunkt, zu dem Sie das Portal zuletzt genutzt haben. Code und Sitzungsausweis speichern wir nur als Prüfwert (Hash), nie im Klartext. Zweck: sicherstellen, dass nur Sie Ihre eigenen Daten sehen, Ihre Sitzung verwalten und Missbrauch des Zugangs erkennen und abwehren.
Passwort (freiwillig): Wenn Sie ein Passwort festlegen: Ihre E-Mail-Adresse, ein Prüfwert des Passworts (gesalzener PBKDF2-Hash – das Passwort selbst kennt niemand, auch der Verein nicht), der Zeitpunkt des Festlegens und der letzten Anmeldung sowie die Zahl der Fehlversuche und die Dauer einer eventuellen Wartezeit. Zum Schutz gegen das Durchprobieren zählen wir die Anmeldeversuche mit Passwort außerdem je Internetanschluss, damit auch ein Anschluss, der viele Konten durchprobiert, gebremst wird. Dafür speichern wir bei IPv4 die vollständige IP-Adresse, bei IPv6 nur das Netz Ihres Anschlusses (die ersten vier Blöcke, „/64“). Gezählt wird jeder Versuch, auch ein erfolgreicher – er zählt danach aber nicht als Fehlversuch. Der Zähler Ihres Kontos wird bei einer erfolgreichen Anmeldung sofort gelöscht. Lädt Ihre Abteilung Sie ein, speichern wir außerdem den Prüfwert des Einladungslinks, wer eingeladen hat und wann. Zweck: Anmeldung ohne Code und Schutz gegen das Erraten des Passworts.
Anzeige: Ihre Stammdaten, Ihre Mitgliedschaft, Ihre Abteilungen, festgeschriebene Beiträge und – wenn Sie Zahler des Haushalts sind – Ihre Bankverbindung in verkürzter Form. Als Zahler sehen Sie mit Ihrer Adresse außerdem die Mitglieder Ihres Haushalts, die minderjährig sind oder keine eigene E-Mail-Adresse beim Verein haben, und können deren Anschrift und Telefonnummern ändern, bei Minderjährigen auch die E-Mail-Adresse. Die E-Mail-Adresse eines volljährigen Haushaltsmitglieds trägt die Geschäftsstelle ein. Volljährige mit eigener Adresse sehen ihre Daten nur selbst. Kündigen oder eine Kündigung zurücknehmen kann nur das Mitglied selbst, angemeldet mit seiner eigenen Adresse. Zweck: Auskunft über die eigene Mitgliedschaft und die Ihrer Familie.
Änderungen: Anschrift und Telefonnummern, die Sie selbst ändern. Zweck: Pflege der Mitgliederdaten.
Wechsel der E-Mail-Adresse: Ihre bisherige und Ihre neue Adresse, ein einmaliger Zahlencode, Zeitpunkt und IP-Adresse. Der Code geht an die neue Adresse – erst wenn Sie ihn eingeben, gilt der Wechsel. Danach geht ein Hinweis an die bisherige Adresse und in Kopie an die Geschäftsstelle. Zweck: sicherstellen, dass die neue Adresse Ihnen gehört, und einen unbefugten Wechsel bemerkbar machen. Die Adresse ist zugleich Ihr Zugang zum Portal.
Mitgliedskarte: Die Karte zeigt Name, Mitgliedsnummer, Geburtsdatum, Abteilungen, Eintrittsdatum und wie lange sie gilt. Dafür speichern wir zu Ihrer Person eine zufällige Kennung. Nur sie steht im QR-Code – keine Ihrer Angaben. Wer den Code scannt, sieht auf einer Prüfseite lediglich, ob die Karte gültig ist, bis wann, und Ihren Vornamen. Beim Prüfen wird nichts gespeichert. Zweck: Nachweis der Mitgliedschaft, wenn Sie die Karte vorzeigen.
Erklärungen: Kündigung und SEPA-Lastschriftmandat samt Ihrer Unterschrift sowie die Rücknahme einer Kündigung, jeweils mit IP-Adresse, Browserkennung und Zeitpunkt. Erteilen Sie ein neues Mandat, bleibt das bisherige mit der alten Bankverbindung als widerrufen gespeichert – es belegt die darauf gelaufenen Abbuchungen. Zweck: Nachweis, dass die Erklärung von Ihnen stammt.

Auf welcher Grundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Durchführung des Mitgliedschaftsverhältnisses. Das betrifft Anmeldung, Anzeige, Änderungen, Kündigung, das Lastschriftmandat und die Mitgliedskarte.
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigtes Interesse an der Sicherheit des Zugangs. Das betrifft die Zählung fehlgeschlagener Versuche, die Speicherung von IP-Adresse und Browserkennung bei der Anmeldung (IP-Adresse schon beim Anfordern des Codes) und bei einer Erklärung sowie beim Wechsel der E-Mail-Adresse und den Hinweis, der einen solchen Wechsel an die bisherige Adresse und an die Geschäftsstelle meldet.
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigtes Interesse an der Information der Mitglieder. Der Verein schickt Ihnen gelegentlich Mitteilungen zum Vereinsleben an Ihre E-Mail-Adresse, etwa zu Abstimmungen, Veranstaltungen oder Mitmach-Aufrufen. Dem können Sie jederzeit widersprechen – mit einem Klick am Fuß jeder solchen E-Mail oder formlos an die oben genannte Anschrift. Briefe zu Ihrer Mitgliedschaft selbst – Anmeldecode, Bestätigungen und die Ankündigung des Beitragseinzugs – bekommen Sie davon unberührt weiter.
Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – rechtliche Verpflichtung. Das betrifft die Aufbewahrung von Belegen aus der Beitragsabrechnung.

Wer die Daten sonst noch sieht

Clubdach (Michel Brunner, Heilbad Heiligenstadt) – betreibt die Anwendung für den Verein. Auftragsverarbeiter; mit Clubdach besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Die drei folgenden Dienste setzt Clubdach als Unterauftragsverarbeiter ein.
Cloudflare, Inc. – Auslieferung dieser Seite, Betrieb der Anwendung und der Datenbank. Beim Aufruf verarbeitet Cloudflare technisch notwendige Verbindungsdaten wie die IP-Adresse (Server-Logfiles). Unterauftragsverarbeiter von Clubdach. Die Datenbank steht in der Region Westeuropa, eine Übermittlung in Länder außerhalb der EU ist dabei nicht ausgeschlossen.
Sendinblue GmbH (Brevo) – Versand der E-Mails: Anmeldecode, Einladung, Bestätigungen und die Mitteilungen an die Mitglieder. Unterauftragsverarbeiter von Clubdach. Eine Übermittlung in Länder außerhalb der EU ist dabei nicht ausgeschlossen.
Hetzner Online GmbH – Speicherort der nächtlichen Sicherungskopien der Datenbank (Datenspeicher Nextcloud bei Hetzner in der EU). Die Sicherungen enthalten alle Daten der Vereinsverwaltung und des Portals, auch Bankverbindung, Unterschriften und IP-Adressen. Unterauftragsverarbeiter von Clubdach.

Innerhalb des Vereins sehen Ihre Daten die Geschäftsstelle, der Schatzmeister und die Administratoren der Vereinsverwaltung; beschränkt auf die eigene Abteilung und ohne Bankverbindung und Beitragsangaben die Abteilungsleitung; für die Spielerpässe die Passstelle (Name und Geburtsdatum minderjähriger Fußballmitglieder und die Nachwuchs-Anmeldungen).

Wie lange gespeichert wird

Anmeldecode: zehn Minuten gültig. Der Eintrag dazu – E-Mail-Adresse, Zeitpunkt und IP-Adresse – wird einen Tag nach Ablauf automatisch gelöscht.
Sitzungsausweis: sieben Tage gültig, oder bis Sie sich abmelden. Der Eintrag dazu – E-Mail-Adresse, Zeitpunkt, IP-Adresse und Browserkennung – wird einen Tag nach Ablauf bzw. einen Tag nach dem Abmelden automatisch gelöscht.
Zähler gegen das Erraten von Passwörtern: E-Mail-Adresse bzw. IP-Adresse (bei IPv6 nur das Netz des Anschlusses), Zahl der Fehlversuche, Zeitpunkt des letzten Versuchs und Ende der Wartezeit. Der Eintrag wird zwei Tage nach dem letzten Anmeldeversuch bzw. dem Ende der Wartezeit automatisch gelöscht; der Eintrag zu Ihrer E-Mail-Adresse schon bei der nächsten erfolgreichen Anmeldung.
Einladungslink: sieben Tage gültig und nur einmal. Der Eintrag dazu wird einen Tag nach Ablauf bzw. nach dem Einlösen automatisch gelöscht.
Passwort: bis Sie es unter „Meine Daten“ entfernen – oder bis Ihre E-Mail-Adresse bei keiner Person im Verein mehr hinterlegt ist. Dann löscht es der nächtliche Lauf.
Das Löschen übernimmt ein Lauf, der einmal pro Nacht startet. Ein Eintrag verschwindet also in der ersten Nacht, nachdem der eine Tag vergangen ist.
Code für den Wechsel der E-Mail-Adresse: fünfzehn Minuten, danach ungültig. Der Vorgang selbst – bisherige und neue Adresse, Zeitpunkt und IP-Adresse – bleibt als Nachweis gespeichert und wird mit der Anonymisierung (nächster Punkt) gelöscht.
Stammdaten: für die Dauer der Mitgliedschaft und danach noch zwei Jahre. Dann anonymisiert ein nächtlicher Lauf sie automatisch: Name, Anschrift, Geburtsdatum, Kontaktdaten, Bankverbindung und Unterschriften werden entfernt, auch aus dem Änderungsprotokoll. Ausgenommen sind Forderungen, Zahlungen und Buchungen: Sie müssen nach § 147 Abgabenordnung zehn Jahre unverändert aufbewahrt werden und können Ihren Namen deshalb bis dahin weiter enthalten (Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO). Ist noch eine Forderung offen, anonymisieren wir erst, wenn sie erledigt ist.
Sicherungskopien: Die Datenbank wird jede Nacht gesichert, abgelegt im Datenspeicher (Nextcloud) bei Hetzner. Die Sicherungen enthalten alle hier genannten Einträge, auch die zu Anmeldecode und Sitzungsausweis. Die täglichen Sicherungen werden nach sieben Tagen überschrieben, die monatlichen Kopien nach 180 Tagen gelöscht. Ein gelöschter oder anonymisierter Eintrag kann dort also noch bis zu 180 Tage stehen.
Kennung der Mitgliedskarte: bis zur Anonymisierung, dann wird sie gelöscht. Gültig ist die Karte aber nur, solange Ihre Mitgliedschaft läuft – ab dem Austrittstag zeigt die Prüfseite „nicht gültig“ und keinen Namen mehr.
Kündigung und Mandat: als Nachweis bis zur Anonymisierung. Danach bleiben nur Art, Datum und Mandatsreferenz stehen, ohne Inhalt, Unterschrift und Bankverbindung.

Keine fremde Nachverfolgung, keine Werbung

Das Portal setzt keine Cookies zu Werbe- oder Analysezwecken und bindet keine fremden Inhalte ein. Der Sitzungsausweis und die interne Nummer der zuletzt angesehenen Person liegen in der lokalen Ablage Ihres Browsers. Sie dienen ausschließlich dazu, Sie angemeldet zu halten und das Portal beim nächsten Aufruf schneller zu öffnen. Beim Abmelden wird beides gelöscht. Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung statt.

Ihre Adresse wird nicht weitergegeben und nicht verkauft, und Sie bekommen von uns keine Werbung fremder Unternehmen. Mitteilungen des Vereins selbst – siehe oben unter Auf welcher Grundlage – sind davon zu unterscheiden; ihnen können Sie jederzeit widersprechen.

Eine Ausnahme nennen wir ausdrücklich: Am Fuß jeder Mitteilung stehen drei Schaltflächen – Ja, passt, Nein, ändern und Keine Mails mehr. Drücken Sie eine davon, vermerken wir welche und wann. Das ist der Zweck der Frage: Wir wollen wissen, welche Adressen noch stimmen, statt Briefe ins Leere zu schicken. Ob Sie eine Mitteilung geöffnet oder gelesen haben, erfassen wir nicht – unsere Briefe enthalten dafür kein Zählbild. Dasselbe gilt für Adressen, die der Versanddienst als unzustellbar zurückmeldet; auch das wird vermerkt, damit die Geschäftsstelle nachfragen kann.

Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21). Wenden Sie sich dafür an die oben genannte Anschrift.

Sie können sich außerdem bei einer Aufsichtsbehörde beschweren. Zuständig ist der Thüringer Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit, Häßlerstraße 8, 99096 Erfurt.

Nicht für den Reha-Sport

Der Rehasport des Vereins wird nicht in der Mitgliederverwaltung geführt. Über dieses Portal werden dazu keine Daten verarbeitet.

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